O ato societário é uma decisão resultante de deliberação da assembleia-geral ou da administração empresarial. Por sua importância, ele deve ser público, ou seja, é preciso fazer o registro do ato societário na Junta Comercial em que a empresa está inscrita. Assim, a gestão de atos societários é essencial para toda organização. Preparamos este post...
O ato societário é uma decisão resultante de deliberação da assembleia-geral ou da administração empresarial. Por sua importância, ele deve ser público, ou seja, é preciso fazer o registro do ato societário na Junta Comercial em que a empresa está inscrita. Assim, a gestão de atos societários é essencial para toda organização.
Preparamos este post para passar algumas informações sobre a gestão de atos societários. Aproveite e aprofunde-se mais no assunto!
Quais são os tipos de atos societários?
Todo fato ou decisão relevante o suficiente para ser comunicado aos stakeholders, bem como ao público geral, pode ser considerado um ato societário. Por isso, existem diversos tipos de atos societários que caberiam em uma lista extensa.
Entre eles, podemos citar alguns dos principais atos societários:
- constituição da sociedade;
- reforma do estatuto social;
- transferência de controle acionário;
- alteração no valor do capital social;
- eleição de administradores;
- cisão ou fusão de empresas;
- demonstrações financeiras ao final de todo ano-exercício;
- atas de assembleias gerais ordinárias e extraordinárias.
Como fazer a gestão de atos societários?
A correta gestão de atos societários exige que eles sejam registrados na mesma Junta comercial na qual a empresa está inscrita. As Sociedades Anônimas devem, conforme a Lei nº 6.404/1976, que dispõe sobre as Sociedades por Ações, publicar os atos societários em jornais de grande circulação. Além disso, o gestor deve considerar se é necessário notificar e/ou atualizar dados na Receita Federal. No caso de instituições financeiras, deve-se também informar o Banco Central do Brasil.
Ressaltamos que a Lei nº 13.818/2019 alterou a anterior, simplificando o processo de divulgação dos atos societários. Antes, era preciso, além de divulgar os atos em jornais impressos, divulgá-los também em órgão oficial da União, do Estado ou do Distrito Federal — graças à nova lei, isso não é mais obrigatório.
De modo mais específico, o procedimento ocorre em formato digital para constituição, mudança (quadro societário, capital e consolidação) e fechamento de empresas dos seguintes tipos:
- Eireli (Empresa Individual de Responsabilidade Individual);
- EI (Empresa Individual);
- Ltda (Empresa Limitada);
- em formato físico para todas as mudanças em Sociedades Anônimas.
Porém, é necessário ficar alerta porque certas alterações em empresas EI, Eireli e Ltda devem, obrigatoriamente, ser feitas de forma física:
- constituição por transformação;
- mudança de endereço (matriz ou filiais);
- mudança de objeto social.
Outro ponto a considerar na gestão de atos societários é que, para que a Junta Comercial faça a análise, é preciso respeitar uma linha cronológica dos atos. Assim, no final de tudo, o documento passará por protocolização na junta. O passo a passo a seguir é este:
- viabilidade;
- DBE (Documento Básico de Entrada);
- formulários da Junta Comercial.
Viabilidade
Para haver a viabilidade do local da atividade, é preciso enviar o número da inscrição imobiliário do imóvel (IPTU) e sua metragem à prefeitura. A futura metragem usada também deverá ser enviada. Feito isso, os órgãos conveniados, como o Corpo de Bombeiros e a Secretaria de Estado, devem avaliar o documento.
DBE
Depois da análise e o deferimento de viabilidade, será redigido o Documento Básico de Entrada (DBE), em caráter físico ou digital, com reconhecimento de firma. Assim, é possível transmitir as informações entre a Secretaria da Fazenda e a Receita Federal.
Formulários da Junta Comercial
Após a homologação, as vias do documento serão direcionadas à Junta Comercial. Existem exceções, ou seja, algumas atas dispensam viabilidade e DBE. Podemos citar o arquivamento de documentos ou de atas em geral que sejam interessantes para o gestor.
Depois da efetivação do protocolo pedindo arquivamento diante da Junta Comercial, o fiscal da junta analisará o processo e poderão aparecer exigências por vícios nos documentos, que podem ser no contrato, nos formulários ou no DBE.
Caso apareçam exigências, a empresa tem 30 dias consecutivos, após receber a comunicação, para resolver os problemas.
Quais são os desafios na gestão de atos societários?
Nota-se que há muitos detalhes a observar na gestão de atos societários. Certos erros podem comprometer os resultados e a empresa. Entre os principais desafios, citamos:
Transparência e veracidade dos atos registrados
É preciso que os contratos revelem, com toda fidelidade, a condição jurídica da empresa. Caso haja alguma ilegalidade de registro, será aberto um processo administrativo na Junta Comercial para apuração dos fatos, considerando que o Registro Público de empresas é feito com as finalidades abaixo:
- oferecer garantia, autenticidade, publicidade, segurança e eficácia aos atos jurídicos da empresa;
- cadastrar empresas brasileiras e estrangeiras que estão ativas no Brasil, mantendo atualizadas as informações sobre elas;
- realizar a matrícula e o cancelamento dos agentes auxiliares do comércio.
Enfim, a junta se responsabiliza pela apuração do evento por meio de processo administrativo. Se necessário, ela suspende a inscrição da empresa até a conclusão do processo.
Documentos incorretos ou inadequados
Em relação aos atos societários mais especificamente, é essencial ficar atento a alguns erros e inadequações, porque podem causar problemas posteriormente. É preciso evitar:
- CNPJ incorreto;
- Número de Identificação de Registro (Nire) incorreto;
- divergência de responsabilidades e de cláusulas registradas em ata registral ou contrato social.
É comum que ocorram erros na elaboração do documento relativo ao próprio ato societário. O contrato social, por exemplo, é o documento necessário para registro da constituição da empresa. Nele, deve estar um conjunto de informações importantes, como o capital social da empresa e a identificação dos sócios.
Burocracia excessiva
Por tudo que já dissemos, fica evidente que há uma burocracia envolvendo a gestão de atos societários. Problemas costumam acontecer na formalização da solicitação de registro, especialmente ao elaborar os formulários para protocolos diante da Junta Comercial.
A formalização do pedido, o preenchimento de formulários e a efetivação do protocolo podem levar muito tempo devido às falhas e omissões na solicitação.
Logo, é fundamental fazer a gestão de atos societários com suporte confiável. A tecnologia faz toda a diferença. Os softwares de movimentação e compilação de dados societários tornam-se indispensáveis para a efetivação de processos corretos e confiáveis, isentos de irregularidades.
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